Die qualifizierte elektronische Signatur (oder auch digitale Signatur) wird von vielen Online-Rechnungsstellern als fragwürdiges und kompliziertes Instrument betrachtet. Deshalb gibt es nun für alle Rechnungssteller eine gute Nachricht: Dank einer Gesetzesänderung am 23.09.2011 ist das Ende der Pflicht zur digitalen Signatur rückwirkend zum 1.7.2011 endgültig beschlossen worden.

Was steckte hinter der Digitalen Signatur?
Der Sinn und Zweck der digitalen Signatur war und ist, dass sowohl die Echtheit der Rechnungsherkunft, als auch die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden konnten. Um eines Vorweg zu nehmen: Dieser Nachweis muss nach wie vor erbracht werden. Denn ohne Nachweis berechtigt die elektronische Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug. Lediglich die zu verwendende Methode hat sich vereinfacht. Neben der digitalen Signatur genügt jetzt auch der Nachweis eines sog. Innerbetrieblichen Prüfpfads, mit dem Rechnungsinhalt und -herkunft eindeutig nachgewiesen werden können. Die Gültigkeit der Rechnung ist von der Regelung grundsätzlich nicht betroffen.

Der Gesetzgeber formuliert es so:
Die größte Entlastung ergibt sich durch die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung. Für alle Rechnungen, gleich ob in Papier- oder in elektronisch übermittelter Form, gilt, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein müssen, wenn der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird. Die bisherige Regelung des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für Rechnungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, hohe technische Anforderungen vor. In diesen Fällen kann der Unternehmer die Echtheit und die Unversehrtheit bislang nur gewährleisten, indem er entweder eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder ein Verfahren zum elektronischen Datenaustausch (sog. EDI-Verfahren) nutzt...

Wie sieht die konkrete Vereinfachung nun aus?
Jedem Unternehmer ist nach der neuen Regelung selbst überlassen, wie er Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung nachweisen möchte. Die Anforderung ist jetzt technologie-neutral formuliert und kann insbesondere durch den Nachweis eines verlässlichen Prüfpfads zwischen Rechnung und einer Leistung geschaffen werden. Die bislang geforderte digitale Signatur, bzw. EDI-Verfahren sind nach wie vor zulässig und sinnvoll.

Die Änderung ist jedoch keineswegs eine Aufforderung, leichtsinnig mit Geschäftsdokumenten umzugehen. Es ist vielmehr ein Angebot an Unternehmer, die bislang an alten Verfahren festgehalten haben, auf neue Technologien zu wechseln. Die bisherigen Gesetzlichen Anforderungen an den Rechnungsinhalt bleiben unverändert.

Was bedeutet die Änderung für den Arbeitsalltag?
Ganz kurz: PDF Rechnungen können ab sofort und rückwirkend zum 1.7.2011 auch ohne qualifizierte digitale Signatur elektronisch verschickt werden. Sie wird weiterhin anerkannt, es darf aber durch den Nachweis eines innerbetrieblichen Prüfpfads ersetzt werden.

Das innerbetriebliches Kontrollverfahren muss alle Schritte, vom Eingang der Rechnung bis zur Bezahlung, beschreiben und so einen lückenlosen Nachweis erbringen, dass die Rechnung nicht verändert wurde. Die Prüfungsstrukturen sind in der Regel in jedem Unternehmen vorhanden und sollen in der Idee des Gesetzgebers keinesfalls zu neuen Aufzeichnungspflichten führen. Schließlich soll es ja eine Vereinfachung sein.

Die Art der elektronischen Übermittlung ist dabei nicht relevant. So können Rechnungen künftig problemlos per E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang, als Fax, als Web-Download, XML oder XLS verschickt werden. Auch neuere Verfahren wie De-Mail oder E-Post sind erlaubt.

Das "Angebot für Unternehmer, die auf die alten Methoden beharren" darf also ab sofort jeder Unternehmer aufgreifen. Damit ist die große Hürde für die Ablösung der Papierrechnung hoffentlich genommen. Dem günstigeren PDF Versand steht nichts mehr im Wege.

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(Bildquelle: aboutpixel.de / Briefkopf © Sebastian Thanner)