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5 Hinweise zum Verschicken von Rechnungen per E-Mail

Jeder Freelancer kennt das Problem: Rechnungen zu erstellen und zu verschicken ist mühselig und zeitaufwändig. Es bietet sich also an, schnell eine PDF Rechnung zu erstellen und diese per Mail zu verschicken. Das spart viel Zeit vor allem den Umstand, Rechnungen in Papierform aufbewahren zu müssen. Diese fünf Hinweise sollte allerdings jeder Rechnungssteller beachten, damit es beim Steuerberater kein böses Erwachen gibt und die Kunden (Rechnungsempfänger) keine Probleme bekommen:

1. Rechnung digital signieren - Für wen gilt die Regelung, wer kann darauf verzichten?
Eine wichtige Voraussetzung für den gesetzeskonformen digitalen Rechnungsversand ist die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Dieses Hemmnis sollte eigentlich mit dem Steuervereinfachungsgesetz zum 01.07.2011 wegfallen. Doch der Bundesrat hat das Gesetz abgelehnt. Bis auf Weiteres muss also jede Rechnung weiterhin signiert werden.

Die rechtliche Grundlage hierfür liefert der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Die Gültigkeit der Rechnung bezieht sich also nicht darauf, ob die Kosten als Unternehmerausgaben abgesetzt werden können, sondern lediglich, ob die Vorsteuer von der Rechnung geltend gemacht werden kann. Freelancer und Unternehmer, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, oder Berufsgruppen, die keine Umsatzsteuer abziehen können, sind von dieser Regelung nicht betroffen.

2. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleisten
Der Rechnungsversand per E-Mail soll die Handhabung vereinfachen. Es bleiben dennoch bestimmte Vorschriften die zwingend eingehalten werden müssen. Dazu zählen:

- Die Echtheit der Rechnungsherkunft. Der Rechnungsaussteller muss also eindeutig identifizierbar sein. Beim Versand per E-Mail gewährleistet das derzeit noch die digitale Signatur. Rechnungen in Papierform müssen keinen gesonderten Nachweis erhalten und gelten per se als "echt" und "unverfälscht.

-Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes. Gemeint ist damit, dass die Rechnung während der Übermittlung nicht geändert werden kann.

-Die Lesbarkeit der Rechnung. Sollten spezielle Programme erforderlich sein um die Lesbarkeit zu gewährleisten, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.

3. Wichtige Angaben auf der Rechnung?
Eine korrekte Rechnung muss gem. §14 UStG folgende Angaben enthalten. Dazu zählen:
- Steuernummer (gibt"s beim Finanzamt, genauso wie Infos zu Ausnahmeregelungen)
- Leistungsentgelt
- Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Umfang und Art der Leistung
- Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.
- Name und Anschrift des Leistungserbringers (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
- Beim Versand per Mail muss das Dokument eine Digitale Signatur enthalten
- Darüber hinaus empfiehlt es sich, einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen (z.B. zahlbar bis...) einzufügen. Dieser Punkt ist aber optional.

4. Rechnung richtig archivieren
Einfach nur die Rechnung per Mail zu verschicken und dann die Dateien zu löschen reicht leider nicht aus. Jede Rechnung - egal ob elektronisch oder in Papierform - muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Auch die Form der Aufbewahrung ist wichtig. Rechnungen müssen immer im Original aufbewahrt werden!

Elektronisch versendete Rechnungen müssen also auch elektronisch aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck reicht hier leider nicht aus. Die Daten sind so abzuspeichern, dass sie nicht mehr geändert und auch später noch lesbar gemacht werden können. Das Finanzamt muss auf Anfrage einen Zugriff ermöglicht bekommen können.

Rechnungen, die in Papierform verschickt werden, müssen auch in Papierform archiviert werden. Als Unternehmer ist jeder verpflichtet das Archiv vor äußeren Einwirkungen (Regen, Hitze, etc.) zu schützen.

5. Stillschweigende Zustimmung des Rechnungsempfängers
Grundsätzlich muss der Empfänger einer Rechnung nach wie vor der Übermittlung per E-Mail oder auf andere elektronische Art und Weise (vgl. § 14 Abs. 1 UStG). Sowohl Rechnungssender als auch -empfänger müssen sich darüber einig sein, dass der Versand per Mail in Ordnung ist.
Keine Sorge, die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Es genügt auch, wenn der Rechnungsempfänger den Empfang der Rechnung per E-Mail nicht bemängelt und damit stillschweigend sein Einverständnis gibt.

Wer diese Grundregeln einhält, dem steht nichts mehr im Wege um das papierlose Office Wahrheit werden zu lassen. Wer sich wenig Gedanken um die richtige Ausführung machen möchte, der sollte seinen Rechnung gleich vollständig online schreiben und verschicken.


Diese Informationen stammen von Fastbill, unseren Kooperationspartner in Sachen Rechnungen. Die Vorzüge könnt ihr auch bei uns kennenlernen - wer Interesse hat, kann FastBill drei Monate kostenlos und unverbindlich kennenlernen und die Komplettlösung danach für nur 5,95 Euro pro Monat nutzen. FastBill ist eine Komplettlösung für das papierlose Büro, vor allem für Freelancer und kleinere Unternehmen. "Unser Ziel ist es, mehr Zeit und Flexibilität für das Kerngeschäft zu ermöglichen", so Christian Häfner.


(Bildquelle: aboutpixel.de / Calculator © Uwe Dreßler)
Autor :
Diesen Artikel Twittern: www.grafiker.de/ipNwyr
Veröffentlicht:09.08.2011 (7609 mal gelesen)
Tags:Freelance, grafiker.de, Tipp
11.08.2011 | 15.29 Uhr
Danke für die Tipps.
11.08.2011 | 15.30 Uhr
... wobei ich diesen Signaturzwang nicht ganz nachvollziehen kann. Mir bleibt der Sinn dahinter etwas verborgen...

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