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Reisekostenabrechnung – so geht´s richtig

Wer als Unternehmer häufig unterwegs ist, für den fallen i.d.R. auch Reisekosten an. Für viele stellt sich dabei immer wieder die Frage, wie die Abrechnung richtig erstellt wird, so dass bei einer Betriebsprüfung nicht mit ärgerlichen Nachzahlungen zu rechnen ist. Tatsächlich muss einiges beachtet werden, da sogar fehlende Kleinigkeiten dazu führen können, dass das Finanzamt die Ausgaben nicht oder nur zum Teil akzeptiert.

Die Reisekosten sind in verschiedene Kategorien unterteilt, die unterschiedlich zu behandeln sind:

Fahrtkosten abrechnen
Die Fahrt kann entweder mit dem Firmenfahrzeug, mit dem privaten Fahrzeug, oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn, Flugzeug etc. durchgeführt werden. Bei Firmenfahrzeugen sind keine Besonderheiten zu beachten, außer natürlich die ordentlichen Eintragungen im Fahrtenbuch - falls ein solches geführt wird.
Ebenfalls in voller Höhe können die Kosten für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmittel angesetzt werden, dazu ist lediglich der entsprechende Beleg notwendig. Schwieriger wird es bei der Nutzung des privaten Fahrzeuges. Hier besteht die Möglichkeit entweder einen pauschalen oder ein individuellen Kilometersatz zu verwenden. Der individuelle Kilometersatz ist etwas aufwendiger zu ermitteln, kann sich aber durchaus für teurere Autos lohnen.

Dazu werden alle Kosten, die jährlich anfallen, zusammengezählt und durch die jährlichen Kilometer geteilt. Zu den Kosten zählen die Abschreibung (6 Jahre laut Abschreibungstabelle ), Zinsen, Steuer, Versicherung, Reparaturen und Wartung, Garagenmiete, und natürlich die Treibstoffkosten. Dieser errechnete Kilometersatz wird dann für jeden gefahrenen Kilometer abgerechnet werden.

Entscheidet man sich für den pauschale Kilometersatz, so werden bei einem PKW 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer angesetzt. Andere Fahrzeuge wie Motorrad unterliegen anderen Pauschalsätzen, werden aber in der Praxis kaum verwendet.

Verpflegungsaufwendungen richtig ansetzen
Da dem Reisenden natürlich höhere Kosten für die Verpflegung entstehen, können sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet werden. Die Höhe dieser pauschalen Sätze finden sich im § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EstG und sind gestaffelt nach der Abwesenheitsdauer pro Kalendertag. Sie betragen bei einer Abwesenheit von
a) mindesten 8 Stunden: 6 Euro
b) mindestens 14 Stunden: 12 Euro und
c) mindestens 24 Stunden: 24 Euro.

Die Werte beziehen sich lediglich auf Inlandsreisen.

Bei Auslandsreisen gelten andere Sätze, die je nach Land unterschiedlich hoch sind. Diese Sätze werden in regelmäßigen Abständen in einem BMF-Schreiben veröffentlicht. Zur Zeit gelten noch die Werte von 2010, erst in 2012 werden neue Pauschalen erwartet.

Übernachtungskosten
Bei Übernachtungskosten besteht die Möglichkeit, die Kosten nach Beleg abzurechnen, oder den pauschalen Satz zu verwenden. Der Pauschalbetrag für Auslandsreisen wird in dem gleichen BFM-Schreiben wie die Verpflegungspauschalen veröffentlicht und differiert je nach Land. Für Deutschland beträgt der Satz 20,- Euro.

Zu beachten ist bei der Abrechnung mit Beleg, dass bei den Übernachtungskosten in der Regel die Frühstückskosten mit enthalten sind. Da das Frühstück ein Teil der Verpflegung ist, und deshalb in den Pauschalen für die Verpflegungsaufwendungen bereits enthalten sind, müssen die Kosten dafür herausgerechnet werden. Bei Inlandsreisen geht man dabei von einem pauschalen Satz von 4,50 Euro aus, bei Auslandsreisen, rechnet man 20% der Übernachtungskosten. Lautet die Rechnung als 30 Euro für Übernachtung und Frühstück, so können lediglich 25,50 Euro für die Übernachtung angesetzt werden. Die restlichen 4,50 Euro sind Teil der Verpflegungspauschale.

Reisenebenkosten
Die sogenannten Reisenebenkosten dürfen in voller Höhe abgerechnet werden. Dazu zählen die unterschiedlichsten Kosten, wie etwa Mautgebühren, Fährkosten, Parkgebühren, Gepäckkosten usw. Natürlich ist dafür immer der entsprechende Beleg notwendig.

Was ist noch zu beachten?
In dem Beleg muss unbedingt angegeben werden, wer die Reise unternommen hat, das Datum bzw. die Dauer, den Grund der Reise sowie das Reiseziel.

Danach folgt die Auflistung der einzelnen Kosten. Es gilt der Grundsatz, dass für alle Kosten, die nicht mit einem pauschaler Betrag angesetzt werden, Belege notwendig sind. Wird zum Beispiel ein individueller Kilometersatz verwendet, muss die Berechnung des Satzes als Anlage zur Abrechnung gelegt werden.

Wie ist die Vorsteuer zu behandeln ?
Liegt der Abrechnung eine ordentliche Rechnung bzw. Quittung mit Vorsteuerausweis vor, kann diese auch abgezogen werden. Die Pflichtangaben dafür richten sich, wie bei allen Rechnungen, nach §14 Abs. 4 UstG. Für Kleinbetragsrechnungen - bis 150 Euro reichen die Vorschriften nach R 185a UStR 2008 aus.
Daraus folgt auch, dass bei Pauschalen kein Vorsteuerabzug möglich ist. Die ist vermutlich für die meisten Kleinunternehmer die gängigere Variante. Auch bei der individuellen Berechnung des Kilometersatzes kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden, da der Reisende kein Unternehmer ist, und somit keine Umsatzsteuer ausweisen darf.

(Bildquelle: aboutpixel.de / Geldtransporter © Jürgen Treiber)
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Veröffentlicht:15.09.2011 (3776 mal gelesen)
Tags:News, Ratgeber, FastBill

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