"Sie hatten mir doch vor ein paar Wochen diesen Entwurf geschickt. Die Schrift war noch rötlicher und runder, glaub ich. Mit dieser Figur drauf. Könnten Sie mir den noch einmal zusenden?" Kunden haben manchmal Wünsche und Ansprüche, mit denen wir nun wirklich nicht gerechnet haben! Aber kein Problem, wir sind dank unserer geordneten Unordnung auf jede Situation optimal vorbereitet. Auch bei der Steuererklärung haben wir alles zur Hand, ein Griff in die richtige Schublade und die benötigten Unterlagen sind parat. Oder?

Hand aufs Herz, vermutlich haben wir uns alle schon einmal in der brenzligen Lage wiedergefunden, schnell ein Dokument finden zu müssen, das plötzlich wie vom Erdboden verschluckt zu sein schien. Zu Anfang eines neuen Jobs oder Jahres ist oft noch der gute Vorsatz da, dieses Mal ganz penibel darauf zu achten, dass Dokumente nach einem einfachen, klar strukturierten System abgeheftet werden. Doch wenn das Telefon klingelt, während der Postberg wächst und die Kunden ungeduldige E-Mails schicken, ist er da - der Alltagsstress, der uns die vielen lästigen Papiere "nur mal kurz" auf einen Haufen werfen lässt. Aber wie dem Chaos Herr werden? Das Thema Büroorganisation füllt ganze Bücher, aber wir wollen euch hier trotzdem ein paar Tipps zur richtigen Ablagetechnik geben. Damit die guten Vorsätze dieses Mal auch Früchte tragen.

Die Ablagestruktur eurer Dokumente sollte klar, intuitiv und verständlich sein. Auch wenn ihr keine Mitarbeiter habt, kann es sein, dass ihr im Krankheitsfall einmal auf Hilfe angewiesen seid. Und nur wenn Dokumente übersichtlich abgelegt sind, ist ein Unbeteiligter in der Lage, sich zurecht zu finden. Wie ihr die Ablage organisiert, ist Geschmackssache. Wir empfehlen euch die monatliche, alphabetische oder thematische Ablage.

Wichtig ist, dass ihr euch für ein Modell entscheidet und dieses deutlich hervorhebt, z.B. mit beschrifteten Trennblättern in einem Ordner. Außerdem solltet ihr sowohl Jahres- als auch Dauerordner anlegen. In den Dauerordner heftet ihr alle Unterlagen, die ihr regelmäßig braucht, etwa Vertragsunterlagen, Gewerbeanmeldungen usw.



Der Jahresordner ist für Belege, die im aktuellen Jahr noch benötigt werden. Das können Entwürfe, Rechnungen oder Kontoauszüge sein. Zum Ende des Jahres kann dieser Ordner dann archiviert werden. So befreit ihr euch von Ballast, den ihr aktuell nicht mehr benötigt. Vergesst nicht, die Ordner mit Firmen- oder Projektnamen, Dokumententyp und Kalenderjahr zu beschriften. Praktisch ist es außerdem, den Tag der Vernichtung auf dem Ordner zu vermerken. Ihr seid gesetzlich dazu verpflichtet, Belege eine Zeit lang aufzuheben. Werft also einen Blick auf die Aufbewahrungsfristen.

Diese Ordnung solltet ihr übrigens nicht nur im Arbeitszimmer, sondern parallel auch auf eurem Computer halten. Legt einfach entsprechende Ordner (monatlich, alphabetisch oder thematisch) an und sortiert eure Dokumente ein.

Falls ihr bei der Buchhaltung und Büroordnung Hilfe benötigt, könnt ihr neben einem Buchhalter oder Steuerberater auch einen Buchhaltungsservice in Anspruch nehmen. Hier lassen sich oft Kosten sparen und die eigenen Finanzdaten transparenter einsehen.