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Aufbewahrung und Archivierung von Belegen - was es zu beachten gilt

Nicht selten sammeln sich über die Jahre Unmengen an Dokumenten, Belegen und sonstigen Unterlagen an. Teilweise wegen einer Archivierungspflicht, manchmal aber auch weil man Sie für Klärungen mit Kunden benötigt. Oft grenzt es an ein Kunstwerk, wenn Belege, die einige Jahre zurückliegen, in einer wirtschaftlich noch zu vertretenden Zeit gefunden werden können. Neben dem nicht unbeträchtlichen Platz, den die Ordner, Kisten und Paletten benötigen, stellt sich auch die Frage der Logistik, die selbst nach Jahren noch durchschaut werden muss.

Immer mehr Kreative tragen sich mit dem Gedanken, die Archivierung auf elektronischem Weg vorzunehmen. Aber auch die elektronische Aufbewahrung muss den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, das Auffinden muss erleichtert werden, und die Papierarchivierung muss trotzdem noch funktionieren.

Wie lange und in welcher Form müssen Belege aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen sind im § 257 HGB festgelegt. Als Richtwert gilt, dass Dokumente, die der Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung und Bilanzierung dienen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Darunter fallen zum Beispiel: Bilanzen und Jahresabschlüsse, Anlageverzeichnis, Inventur, sowie Aus- und Eingangsrechnungen, Quittungen und Ausdrucke der Buchungen wie Journale und Sachkonten.
Bei Belege, die nur indirekt damit im Zusammenhang stehen, reicht ein Aufbewahrungszeitraum von sechs Jahren aus. Darunter fallen zum Beispiel Geschäftsbriefe, Verträge, Lohnbelege, Angebote und Auftragsbestätigen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde, oder in dem die letzte Änderung daran vorgenommen wurde.

Die Form der Aufbewahrung hängt in erster Linie davon ab, wie die Rechnung erstellt wurde. Grundsätzlich sollte das Dokument im Ursprungsformat archiviert werden. Das bedeutet, elektronische Rechnungen müssen in elektronischer Form abrufbar bleiben, und Papierbelege sollten auch als solche abgelegt werden. Allerdings besteht hier die Möglichkeit, letztere ebenfalls in elektronischer Form aufzubewahren. Dabei müssen jedoch verschiedene Punkte beachtet werden.

Was ist bei der elektronischen Aufbewahrungsform zu beachten?
Die Belege müssen wie das Original ausdruckbar sein, das heißt sie müssen bildlich originalgetreu wiedergegeben werden können. Ist zum Beispiel eine Beleg farbig, so muss er auch als solcher eingescannt werden. Eine einfach Speicherung in schwarz-weiß reicht nicht aus, da es nicht mehr erkennbar ist, ob es sich um ein Original oder um eine Kopie handelt. Außerdem muss jedes eingescannte Dokument mit einer Digitalen Signatur eines vertrauenswürdigen Mitarbeiters versehen werden. Damit wird unterbunden, dass die Datei in irgendeiner Form verändert wird, und somit nicht mehr mit dem Original identisch ist.

Belege, die elektronisch erstellt wurden, sind idealerweise bereits mit einer Signatur versehen, so dass die originalgetreue Speicherung der Daten ausreicht.

Natürlich hat der Unternehmer dafür Sorge zu tragen, dass die Belege im Falle einer Betriebsprüfung ausgedruckt werden können. Eventuell dafür notwendige Programme sind also so lange zur Verfügung zu halten, bis die Aufbewahrungsfrist der Belege abgelaufen ist. Die Speicherung der Daten muss ebenfalls in einer Form erfolgen, die die Unversehrtheit über die entsprechenden Jahre hinweg sicherstellt.

Gelten diese Vorschriften nur im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug?
Die elektronische Signatur ist bei der Erstellung von Rechnungen, die Umsatzsteuer enthalten, zwingend vorgeschrieben und im §14 Abs. 3 UStG geregelt.

Bei der Archivierung der Rechnungen sieht das allerdings anders aus. Im § 257 HGB Abs. 3 wird ausdrücklich die Möglichkeit der digitalen Aufbewahrung aufgeführt. Allerdings wird dabei auf die Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung hingewiesen. Diesen Grundsätzen würde es widersprechen, wenn die Möglichkeit bestehen würde, dass die Daten nachträglich verändert werden können. Zwar wird die digitale Signatur im HGB nicht ausdrücklich erwähnt, jedoch wird mit dieser die geforderte bildliche und inhaltliche Übereinstimmung gewährleistet. Das Bundesfinanzministerium hat außerdem bereits 2001 die "Grundsätze für die Prüfbarkeit der digitalen Unterlagen" (GDPdU) festgelegt.

Das bedeutet, dass auch Kleinunternehmer oder andere von der Umsatzsteuer befreite Unternehmer, die elektronische Signatur für die Archivierung zwingend verwenden müssen. Es wäre anderenfalls möglich, dass das Finanzamt die Belege nicht anerkennt, und die Betriebsausgaben nicht akzeptiert werden.

Wer bereits seine Rechnung mit FastBill schreibt, für den steht auch eine elektronische Belegerfassung zur Verfügung. Belege lassen sich einfach per Scan online ablegen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Einnahmen durch eigene Rechnungen sowie Ausgaben in einem Dashboard gegenübergestellt werden, und so jederzeit der volle Blick über die Liquidität vorhanden bleibt.

Diese Informationen stammen von Fastbill, unseren Kooperationspartner in Sachen Rechnungen. Die Vorzüge könnt ihr auch bei uns kennenlernen - wer Interesse hat, kann FastBill drei Monate kostenlos und unverbindlich kennenlernen und die Komplettlösung danach für nur 5,95 Euro pro Monat nutzen. FastBill ist eine Komplettlösung für das papierlose Büro, vor allem für Freelancer und kleinere Unternehmen. "Unser Ziel ist es, mehr Zeit und Flexibilität für das Kerngeschäft zu ermöglichen", so Christian Häfner.


(Bildquelle: aboutpixel.de / Papierrolle © Ines Frank)
Autor :
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Veröffentlicht:22.08.2011 (3177 mal gelesen)
Tags:Freelance, Tipp, FastBill
Thorsten Brand
22.08.2011 | 15.14 Uhr
Bitte beachten Sie, die die Bundesregierung die Anforderungen an elektronische Rechnungen senken wird. Ein entsprechender Gesetzentwurf liegt vor der Verabschiedung im Bundesrat. Hiernach wird keine Signatur mehr erforderlich sein und ein PDF-Dokument oder ein anderes elektronisches Format (ohne Signatur) wird ausreichend sein. Einfach mal FAQ auf dem BMF-Server lesen.

Gruss
Thorsten Brand
Zöller & Partner GmbH

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