Wenn einer eine (Geschäfts-) Reise tut... entstehen dabei auch Kosten: für die Fahrt, für Übernachtung und Verpflegung. Wie gut, dass man diese Kosten beim Finanzamt geltend machen kann. Doch was muss man beachten?

Anne R. ist freie Grafikerin. Gerade hat sie ein anderthalb tägiges Photoshop-Seminar besucht. Dazu ist sie mit der Bahn nach Köln gefahren, hat einmal im Hotel übernachtet und gefrühstückt. Das Mittagessen hat der Veranstalter des Seminars übernommen. Abendessen und Snacks für zwischendurch hat Anne selbst bezahlt. Sie hat ihr Bahnticket, die Hotelrechnung und diverse Quittungen gesammelt. Sind das ihre Reisekosten, die sie beim Finanzamt einreichen kann?

Dazu muss man wissen, dass sich Reisekosten aus den Fahrtkosten, den Übernachtungskosten, dem Verpflegungsmehraufwand und den Reisenebenkosten zusammensetzen. Reisekosten sind somit all die Aufwendungen, die durch eine betrieblich bedingte Reise entstehen. Für Anne, die Freiberuflerin ist, gehören die Reisekosten zu den sogenannten Betriebsausgaben. Diese erfasst man am besten mit einer Buchhaltungssoftware.



Fahrtkosten
Anne ist mit der Bahn gefahren. Die Fahrkosten dafür kann sie - wie auch im Falle von anderen öffentlichen Verkehrsmitteln - in voller Höhe geltend machen. Als Beleg fügt sie ihr Ticket bei. Hätte sie ihren Firmenwagen benutzt, wären die Kosten in ihren Betriebsausgaben enthalten gewesen.

Wäre sie mit ihrem Privatwagen gefahren, hätte sie eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro je geschäftlich gefahrenem Auto-Kilometer steuerlich geltend machen können. Alternativ wäre es auch möglich gewesen, alle Belege der unterwegs entstandenen Kosten zu sammeln und anhand eines Einzelnachweises abzusetzen.

Übernachtungskosten
Auf Annes Hotelrechnung sind 126,80 Euro für eine Übernachtung inklusive Frühstück ausgewiesen. Diese Rechnung kann Sie so einreichen, muss jedoch dabei folgendes beachten: Lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist es gesetzlich vorgesehen, dass vom Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand im Inland 4,80 EUR abgezogen werden. Doch was hat es mit diesen Pauschalen auf sich?



Verpflegungsmehraufwand
Anne hat alle Quittungen für Kaffee, Snacks und für ein Abendessen gesammelt. Soll sie diese zusammen mit Fahrtkosten und Hotelrechnung einreichen? Nein, die Quittungen zu sammeln wäre gar nicht notwendig gewesen. Denn wie in nachfolgender Tabelle ersichtlich, kann man Pauschalen gelten machet. Dabei werden An- und Abreisetag gesondert betrachtet. Für den vollen Kalendertag gilt der Höchstbetrag von 24,- Euro.

Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand:
Abwesenheit bis zu 24 Stunden - Tagespauschale: 24 Euro
Abwesenheit bis zu 14 bis 24 Stunden - Tagespauschale: 12 Euro
Abwesenheit bis zu 8 bis 14 Stunden - Tagespauschale: 6 Euro

Anne ist Donnerstags um 14.00 Uhr mit der Bahn losgefahren. Sie war Freitags um 18.00 Uhr wieder zu Hause. Für den Donnerstag kann Sie 10 Stunden (14.00 - 24.00 Uhr, also 6, -Euro Pauschale) und für den Folgetag 18 Stunden (0.00 Uhr - 18.00 Uhr, also 12,- Euro) ansetzten. Anne kann für Ihre anderthalbtägige Reise somit 30 Euro (18,- Euro) geltend machen.

Sonstige Nebenkosten
Auf einer Geschäftsreise können natürlich aus sonstige Nebenkosten anfallen - zum Beispiel für Hotelgarage, Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, berufliche Telefonate oder Faxe. Diese Nebenkosten müssen anhand von Belegen nachgewiesen werden.